Le fichier de paramétrage est à compléter afin de charger votre référentiel dans GEEF. Sur cette page, vous trouverez des explications sur chacun des onglets du fichier, et leur correspondance dans GEEF.
En cas de doute ou de questionnement, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur principal chez HR Path.
Guide pour la saisie des données dans le fichier de paramétrage
Table des matières
Présentation du fichier de paramétrage
Chaque onglet du fichier de paramétrage représente un écran de paramétrage dans GEEF. Certains sont complémentaires entre eux, il faut donc bien reprendre les informations saisies précédemment. Tous les onglets ne sont pas essentiels à la mise en production de GEEF. Les onglets indispensables seront marqués comme tels dans cette documentation.
Le paramétrage dans GEEF est l’occasion de se mettre à jour avec la réglementation en vigueur. Pour certains onglets, les équipes GEEF mettent à disposition des exemples de paramétrage effectués dans d’autres SDIS (onglets de couleur mauve).
Une fois le fichier de paramétrage complété et validé, l’équipe GEEF crée les scripts correspondants et charge les données dans la base de test. Les données sont ensuite ajustées suite à la recette par le SDIS.
Attention si des changements au niveau du paramétrage sont effectués sur la base de test ils devront être répercutés dans le fichier de paramétrage afin de le maintenir à jour en vue du chargement du référentiel sur la base de production.
Introduction & Todo list
Onglet introduction
L’onglet “Introduction” est un dictionnaire des termes utilisés dans le fichier de paramétrage.
Onglet Todo list
Cet onglet liste tous les écrans qui sont à compléter dans GEEF et précise le type de saisie.
1- Ecran (Chemin de l’écran) = doit être renseigné directement dans GEEF, depuis l’écran concerné
2- Atelier interface = les données proviennent d’une interface. Il faudra déterminer les données à receptionner et le format du fichier lors des ateliers Interfaces.
3- Reprise de données = les données sont reprises d’anciens fichiers ou du précédent outil.
4- Import de fichier = le fichier est créé pas le SDIS puis importé dans GEEF afin de servir de base pour un publipostage.
5- Excel - Nom de l’onglet = les données doivent être saisies dans le fichier excel qui servira de base pour alimenter GEEF.
Lors du premier atelier de paramétrage, les lignes de cet onglet sont passées en revue et se font assigner des priorités avec des dates cibles de complétion de l’onglet.
Notification
Onglet non nécessaire à la mise en production de GEEF
Certaines notifications sont natives à l’application GEEF. L’onglet permet de définir le statut des notifications (Automatique, Manuelle, Sauvegardée ou Désactivée), et d’en définir les récipiendaires (de quelle boîte mail part la notification, qui en est le destinataire, qui doit être en copie et/ou en copie cachée, etc..).
Les notifications sont visualisables dans GEEF dans l’écran “Outils > Administration > Notifications > Courriels”. L’infobulle d’information permet d’avoir le descriptif de la notification.
Visualisation des récipiendaires dans GEEF : 
Statuts et infobulles dans GEEF : 
- Désactivée : la notification ne sera pas générée ;
- Sauvegardée : la notification sera générée mais ne sera pas modifiable et ne pourra être envoyée ;
- Manuelle : la notification sera générée à l’état “Brouillon” et pourra être modifiée puis envoyée par l’utilisateur ayant droit ;
- Automatique : la notification est générée et envoyée automatiquement, sans intervention de l’utilisateur.
Familles Formation
Onglet nécessaire à la mise en production de GEEF
Cet onglet est lié aux écrans “Formation > Administration > Types de formation”
Lors de la création d’un modèle de stage, il sera possible de lier ce stage avec les familles, sous-familles et types de formation saisis dans cet onglet.
Saisie dans le fichier de paramétrage
- (1) Dans la colonne “Code Famille” : renseigner le code de la famille de formation (champ limité à 10 caractères)
- (2) Dans la colonne “Famille” : renseigner le libellé de la famille de formation (champ limité à 50 caractères) - la famille doit être le libellé long du code famille
- (3) Dans la colonne “Sous-famille” : renseigner le libellé de la sous-famille de formation (champ limité à 50 caractères)
- (4) Dans la colonne “Type” : renseigner le libellé du Type de formation (champ limité à 60 caractères)
Transposition dans les écrans de GEEF
Emplois
Onglet nécessaire à la mise en production de GEEF
Cet onglet est lié à certains écrans du bloc “Emplois”, accessible dans GEEF via “Formation > Administration > Emplois”, et particulièrement les écrans “Familles”, “Sous-famille”, “Emplois” et “Transcode”.
Dans cet onglet sont à saisir les emplois, qu’ils soient opérationnels ou non. Cet onglet est lié à d’autres onglets du fichier :
Attention : Les familles et sous-familles de cet onglet sont liées à l’emploi et ne sont donc pas en lien avec les familles et sous-familles de formation de l’onglet précédent.
Saisie dans le fichier de paramétrage
- (1) Code SGO : code qui permet de faire le lien avec l’opérationnel. Il faut ici faire la correspondance entre le code utilisé dans GEEF et le code utilisé dans le SGO. Différents emplois GEEF peuvent avoir un même code SGO. C’est le cas notammement si dans GEEF il y a une distinction entre les emplois SPV et SPP qui aura par contre une seule correspondance dans le SGO.
- (2) Code de l’Emploi : code de l’emploi tel qu’il doit apparaître dans GEEF (champ limité à 30 caractères)
- (3) Emploi : libellé long de l’emploi dans GEEF (champ limité à 100 caractères)
- (4) Domaine : Domaine de formation
- (5) Sous-domaine : Sous-domaine de formation
- (6) Famille d’Emplois : les familles d’emplois permettent de regrouper les emplois pour les écrans de synthèse.
- (7) Sous-famille d’emploi : à associer aux familles d’emploi
- (8) Ordre : Permet de déterminer l’ordre d’affichage dans l’écran d’administration ainsi que dans les listes déroulantes.
Transposition dans les écrans de GEEF
Hiérarchie Emplois
Onglet non nécessaire à la mise en production de GEEF (mais bien pratique).
L’onglet de hierarchie des Emplois permet de définir les emplois supérieurs et les emplois inférieurs, dans le but de gérer les motifs d’ouverture et de fermeture d’emploi.
Attention : les codes des emplois doivent être identiques à ceux utilisés dans l’onglet Emplois
Saisie dans le fichier de paramétrage
- (1) Emploi Inférieur : code de l’emploi tel qu’il apparaît dans l’onglet “Emplois”
- (2) Emploi Supérieur : code de l’emploi tel qu’il apparaît dans l’onglet “Emplois”
- (3) Motif de fermeture : motif qui doit apparaître lors de la fermeture automatique de l’emploi inférieur lors de l’obtention de l’emploi supérieur
Transposition dans les écrans de GEEF
Ecrans de hiérarchie des emplois et motifs
Utilisation dans le livret individuel d’un agent
Blocs de Compétences (UV)
Onglet nécessaire à la mise en production de GEEF
Cet onglet permet de paramétrer le référentiel des UV (blocs de compétence) qui seront utilisées dans GEEF.
Saisie dans le fichier de paramétrage
L’onglet comporte 8 colonnes et utilise un code couleur : les colonnes avec les mêmes couleurs sont liées et doivent donc correspondre. Une permet d’ajouter le code, l’autre le libellé long du code.
A savoir : l’UV est une concaténation du code de la référence, du niveau et du code séquence.
- (1) Code Reprise de données : il s’agit du code utilisé dans votre ancien outil. Ce code est indispensable pour reprendre les UV de l’ancien outil et les charger dans les livrets individuels des agents dans GEEF. Attention : le code doit être complètement identique à celui disponible dans l’ancien outil pour que la reprise fonctionne
- (2) Code de la référence : c’est le niveau le plus haut du code de l’UV et le seul obligatoire. Il est lié à la Référence (soit le libellé de la Référence de l’UV).
- (3) Niveau de L’UV : c’est le deuxième niveau de détail du code de l’UV. Il n’est pas obligatoire de le renseigner. Il est lié au “Libellé UV (Commentaires)”.
- (4) Code de la séquence : c’est le troisième niveau de détail du code de l’UV. Il n’est pas obligatoire de le renseigner. Il est lié à “Séquence (soit le libellé de la séquence).
- (5) Référence : libellé long du code de la Référence (limité à 300 caractères).
- (6) Libellé UV (Commentaire) : libellé du niveau de l’UV (limité à 300 caractères).
- (7) Séquence : Libellé de code de la séquence (limité à 300 caractères).
- (8) Durée de la séquence : combien de temps dure la séquence d’UV (donnée non obligatoire).
Si une seule ancienne UV est redécoupée en plusieurs nouvelles UV, il faut créer une ligne pour chaque nouvelle UV, et répéter l’ancien code dans la colonne “Code reprise de données” sur chacune de ces lignes.
Exemple
Une UV INC 1 dans l’ancien Outil devient EQ INC SPP. Le SDIS crée une référence Formation Initiale avec un code FI. Au niveau de L’UV il indique le code EQ INC SPP, qui remplace donc le code INC 1. Le libellé complet du niveau est Equipier Incendie SPP. L’ensemble Référence/Niveau est ensuite découpé en plusieurs séquences :
- la 1.1 dont le libellé est “Réaliser un sauvetage ou une mise en sécurité”
- La 1.2 dont le libellé est “Sécuriser la zone d’intervention”
Dans le tableau cela donne :
Transposition dans les écrans de GEEF
Illustrations du lien entre le fichier de paramétrage des UV et le résultat dans les différents écrans de GEEF.
Dans les écrans d’Administration
*Formation/Administration > UV & Séquences”
Dans les écrans de gestion
Visuel dans les UV suivies de l’agent
GRH > détails des Livret individuels > UV suivies
Visuel dans un modèle de stage
Formation > Stages > Bibliothèque des stages > Ajouter
Validation des UV dans une session de stage
Formation > Session > Détails des Sessions > Validation UV
Visualisation des UV dans les écrans de synthèse GRH > Etat des formations > UV suivies
UV d’accès
Onglet non nécessaire à la mise en production de GEEF (mais bien pratique).
Cet onglet permet de déterminer les UV nécessaires à l’obtention des emplois.
Saisie dans le fichier de paramétrage
Afin de s’assurer que les codes des emplois seront bien identiques à ceux saisis précédemment, copier et coller la colonne B de l’onglet “Emploi” dans la colonne A de cet onglet “UV d’accès”. Il est indispensable que les codes emploi existent dans les deux onglets et soient identiques, autrement la correspondance ne pourra pas être faite.
Idem pour les codes UV, ils doivent être identiques à ceux saisis précédemment, et exister dans l’onglet “Blocs de Compétences (UV)”. Les données à renseigner pour les UV sont les codes et non les libellés longs.
Pour renseigner le tableau, il faut saisir une ligne par UV nécessaire à l’obtention de l’emploi. Si pour obtenir l’emploi il faut valider 3 UV, créer 3 lignes avec les mêmes codes emplois et les différentes UV :
Transposition dans les écrans de GEEF
Les UV d’accès à un emploi sont consultables et modifiables via deux écrans dans GEEF :
Formation > Administration > Emplois > UV d’accès
Formation > Administration > Emplois > Emplois/détails > Séquences nécessaires à l’obtention
FMPA
Onglet non nécessaire à la mise en production de GEEF (mais bien pratique).
Cet écran permet de paramétrer les séquences de FMPA telles qu’elles apparaîtront dans GEEF.
La référence et le niveau de la FMPA sont paramétrés à partir des UV, seul le code séquence est propore à la FMPA. Il n’est pas nécessaire que la référence et le niveau de la FMPA soit les même que la référence et le niveau de l’UV donnant accès à l’emploi.
- (1) Code de la référence : c’est le niveau le plus haut du code de la FMPA. Il est lié à la Référence (soit le libellé de la Référence de la FMPA). Dans l’outil, cette référence est paramétré via l’écran de paramétrage des UV. Pour distinguer les références UV et FMPA, certains SDIS choisissent de donner comme code référence “FMPA TC” et “FMPA SPE” ou “FMPA” aux références qui seront liées au séquences de FMPA. Le code de la référence est lié à la Référence (4).
- (2) Niveau de la FMPA : c’est le deuxième niveau de détail du code de la FMPA. Il est lié au “Libellé niveau” (5).
- (3) Code de la séquence : c’est le troisième niveau de détail du code de la FMPA et le seul propre à l’écran de paramétrage des FMPA. C’est cette information qui est utilisée pour les FMPA obligatoire (les FMPA permettant de recycler un emploi). Il est lié à “Lib Séquence” (soit le libellé de la séquence)(6).
- (4) Référence : libellé long du code de la Référence (limité à 300 caractères).
- (5) Libellé niveau (Commentaire) : libellé du niveau de la FMPA (limité à 300 caractères).
- (6) Séquence : Libellé de code de la séquence (limité à 300 caractères).
- (7) Durée de la séquence : combien de temps dure la séquence de FMPA (donnée non obligatoire).
- (8) Possible sur centre avec 0 = Non et 1 = Oui. Permet de déterminer si la séquence de FMPA est réalisable en séance de FMPA sur centre.
- (9) Périodicité : permet de déterminer la fréquence à laquelle la FMPA doit être effectuée pour recycler l’emploi. 1 = tous les ans, 2 = tous les deux ans, etc..
- (10) FMPA TC : la FMPA est-elle une FMPA de tronc commun (0 = Non, 1 = Oui)
- (11) FMPA SPE : La FMPA est-elle une FMPA de spécialité (0 = Non, 1 = Oui)
Transposition dans les écrans de GEEF
Dans les écrans de paramétrage des UV
Formation/Administration > UV& Séquences > Références d’UV
Formation/Administration > UV& Séquences > Unité de valeur
Dans l’écran de paramétrage des séquences de FMPA
Formation/Administration > FMPA > Séquences de FMPA
FMPA obligatoires
Onglet non nécessaire à la mise en production de GEEF (mais bien pratique).
Cet écran permet de lier les FMPA aux emplois et donc de paramétrer quelles séquences de FMPA sont nécessaires pour recycler un emploi.
Afin de s’assurer que les codes des emplois seront bien identiques à ceux saisis précédemment, copier et coller la colonne B de l’onglet “Emploi” dans la colonne A de cet onglet “FMPA Obligatoires”. Il est indispensable que les codes emploi existent dans les deux onglets et soient identiques, autrement la correspondance ne pourra pas être faite.
Pour renseigner le tableau, il faut saisir une ligne par FMPA obligatoire pour le recyclage de l’emploi. Si pour recycler l’emploi il faut valider 3 séquences de FMPA, créer 3 lignes avec les mêmes codes emplois et les différentes séquences de FMPA (1) :
- (2) Code de l’emploi : code de l’emploi identique à celui de l’onglet des emplois
- (3) Code de la référence : Référence de l’UV/FMPA
- (4) Niveau de l’UV
- (5) Code de la séquence de FMPA
Transposition dans les écrans de GEEF
Formatio/Administration > Emplois > FMPA Obligatoires
Formation/Administration > Emplois > Emplois/détails > Séquences FMPA à faire
Grades
Cet écran permet de saisir le référentiel des grades tels qu’il doit apparaître dans GEEF
- (1) Code référentiel : code de transposition. Il s’agit du code qui permet de faire le lien entre GEEF et le SIRH
- (2) Code du grade (maximum 30 caractères) - Champ obligatoire
- (3) Grade : libellé du grade (maximum 100 caractères) - Champ obligatoire
- (4) Catégorie Administrative - Champ obligatoire
- (5) Catégorie Opérationnelle - Champ obligatoire
- (6) Filière - Champ obligatoire
- (7) Cadre Emploi
- (8) Actif (Oui/Non): un grade inactif ne pourra plus être sélectionné/utilisé dans les écrans de gestion ou dans le paramétrage des périmètres - Champ obligatoire
- (9) Ordre : permet de déterminer l’ordre d’affichage des grade dans les listes déroulantes et de distinguer deux grades si un agent a, dans son livret individuel, deux grades différents avec la même date d’effet - Champ obligatoire
Transposition dans les écrans de GEEF
GRH/Administration > Grades > Grades
Equipements
Cet onglet permet d’alimenter les écrans “Types”, “Energies”, “Sous-types” et “Equipement” dans Formation/Administration > Equipement.
- (1) Type : type de l’équipement (maximum 30 caractères) - Champ obligatoire
- (2) Code du sous-type de l’équipement (maximum 30 caractères) - Champ obligatoire
- (3) Sous-type : libellé du sous-type (maximum 30 caractères) - Champ obligatoire
- (4) Energie : type d’énergie faisant fonctionner l’équipement - Champ obligatoire (si non concerné créer un libellé de type “Sans objet”
- (5) Libellé de l’équipement - Champ obligatoire
- (6) N°Inventaire/Série
- (7) Capacité : nom de personne maximum pour un équipement - Champ obligatoire (si non concerné mettre “0”
- (8) Cis/CI/Service: utiliser si l’équipement est lié à un service.
Transposition dans les écrans de GEEF
Formation/Administration > Equipement > Types
Formation/Administration > Equipement > Energies
Formation/Administration > Equipement > Sous-Types
Formation/Administration > Equipement > Equipements
Chambres
Cet onglet permet d’alimenter les écrans “Etablissements”, “Groupe de chambres” et “Chambres” dans Formation/Administration > Hébergement/Restauration.
- (1) Etablissement : nom de l’établissement dans lequel se trouve la chambre
- (2) Automatique (attribution): permet d’attribuer fonction automatiquement les chambres aux agents qui demandent un hébergement (1= oui, 0 = Non)
- (3) Groupe de chambre : permet de créer un groupe de chambre qui lui même regroupera plusieurs chambres. Si un groupe de chambre est créé, il est possible de cocher une case “Occupation simple” lors de la réservation d’une chambre du groupe, et toutes les autres chambres appartenant à ce groupe seront non réservables pour la période.
- (4) Chambre : nom des différentes chambres
- (5) Nb places : occupation maximale par chambre
- (6) Commentaire
Le paramétrage ci-dessous démontre les différentes possibilités de paramétrage :
- A Des groupes de chambres contenant chacun plusieurs “chambres” (ici appelées lits)
- B Une seule chambre avec le nombre total de places disponibles pour l’établissement
- C Des chambres avec un nombre de places, pas de groupe de chambre.
Transposition dans les écrans de GEEF
Transposition dans les écrans de paramétrage Formation/Administration > Hébergement/Restauration.
Formation/Administration > Hébergement/Restauration > Etablissement*
Formation/Administration > Hébergement/Restauration > Groupes de chambres*
Formation/Administration > Hébergement/Restauration > Chambres*
Utilisation dans GEEF
Les chambres peuvent être réservées en lien avec une session de formation, via l’onglet “Hébergement” du détail des sessions, dans le cas où un forfait avec la coche “Nuit” cochée est attribué à un stagiaire et/ou formateur.
Les chambres peuvent également être réservées sans lien avec les sessions, directement dans l’écran Formation > Logistique > Hébergement.
Types de repas
Cet onglet permet d’alimenter l’écran “Type de repas” dans Formation/Administration > Hébergement/Restauration.
- (1) Type : nom du type de repas
- (2) Coût du type : coût par repas
- (3) Couleur : couleur du type de repas (code hexa)
- (4) Alerte repas : renseigner 0 ou 1, avec 0 = pas d’alerte pour ce type de repas et 1 = alerte sur ce type de repas. Le reste du paramétrage se fait dans l’écran Outils > Paramètres > Paramètres > Logistiques > Logistique Sessions - Alerte Repas modifié. Si un repas a été modifié X jour avant le début de la session, cela générera une alerte.
- (5) Actif : 0 = Non, 1 = Oui.
Transposition dans les écrans de GEEF
Formation/Administration > Hébergement/Restauration > Type de repas
Les types de repas sont ensuite utilisé pour la création des forfaits :
Rôles
Les rôles sont paramétrés directement dans GEEF lors d’un atelier de paramétrage avec l’interlocuteur GEEF. Les rôles peuvent être exportés depuis GEEF mais ne peuvent pas être réimportés.
Une fois paramétrés, il est conseillé d’exporter le paramétrage et de le coller dans cet onglet.
Imputations
Cet onglet permet d’alimenter l’écran “Imputations budgétaires” dans Plan de Formation/Administration > Imputations budgétaires.
- (1) Code imputation : code de l’imputation budgétaire
- (2) Libellé : libellé de l’imputation budgétaire
- (3) Par agent (1) ou par session (0) : est-ce que l’imputation est divisible (1) ou non (0)
Transposition dans les écrans de GEEF
Plan de Formation/Administration > Imputations budgétaires > Imputations budgétaires
Prestataires de formation
Cet onglet permet d’alimenter l’écran “Prestataire” dans Formation/Administration > Divers Formation. Il s’agit de la dénomination et de l’adresse administrative d’un Prestataire de formation (interne ou externe).
Cette information est en lien avec l’onglet suivant “Lieu de formation”.
- (1) Nom prestataire : nom du prestataire (Max 50 caractères)
- (2) ID_prestataire : ID technique, information non visible/saisissable dans GEEF
- (3) ADR_RUE : numéro, type de voie et nom de la voie (Max 100 caractères)
- (4) ADR_CP : Code postal (Max 5 caractères)
- (5) ADR_BAT : précision sur le bâtiment (Max 30 caractères)
- (6) ADR_VIL : nom de la ville (Max 50 caractères)
Transposition dans les écrans de GEEF
lieu de formation
Cet onglet permet d’alimenter l’écran “Lieu de formation” dans Formation/Administration > Divers Formation. Il s’agit du nom et de l’adresse des lieux de formation et du lien avec le prestataire.
Il est important de reprendre exactement les ID et nom des prestataires tels que renseignés dans l’onglet “Prestataires de formation”
- (1) ID_prestataire : ID technique, information non visible/saisissable dans GEEF Reprendre l’ID de l’onglet “Prestaiare de Formation”
- (2) Nom prestataire : nom du prestataire (Max 50 caractères) Reprendre le nom du Prestataire de l’onglet “Prestaiare de Formation”
- (3) NOM_LIEU : Nom du lieu de formation
- (4) MAIL_LIEU : Adresse courriel du lieu de formation
- (5) ADR_RUE_LIEU : numéro, type de voie et nom de la voie (Max 100 caractères)
- (6) ADR_BAT_LIEU : précision sur le bâtiment (Max 30 caractères)
- (7) ADR_CP_LIEU : Code postal (Max 5 caractères)
- (8) ADR_VIL_LIEU : nom de la ville (Max 50 caractères)
Transposition dans les écrans de GEEF
Dans le paramétrage
Formation/Administration > Divers Formation > Lieux de formation”
Dans les sessions
“Formation > Sessions > Détails des sessions”
