Module Entretiens

Table des matières

Paramétrage des formulaires d’entretiens
Gestion des campagnes d’entretiens
1. Création des campagnes
2. Gérer et organiser les entretiens
Requêtes du module Entretien

Le module Evaluation permet de gérer les campagnes d’Entretien

Paramétrage des formulaires d’entretiens

Evaluations > Administration > Evaluation

Avant de pouvoir créer une campagne d’évaluation, les formulaires doivent être paramétrés. Pour ne pas être bloqué dans les étapes ils devront être paramétrés dans un certain ordre. Si le paramétrage n’a pas été effectué au préalable, les écrans restent accessibles via l’icône de clé à molette disponible dans certains écrans.

Les formulaires d’entretien sont composés :

1- De sections : les sections sont propres à chaque formulaires, elles doivent être créées lorsqu’un formulaire est créé. Les sections permettent de “découper” le formulaire en plusieurs parties. Les sections contiennent des structures.

2- De structures : les structures sont créés independemment, puis sont rattachées à des sections. Une même structure peut être utilisée plusieurs fois dans un même formulaire, dans des sections différentes, ou dans différents formulaires.

3- De champs : les structures contiennent des champs. Les champs sont positionnés dans la structure comme dans un tableau, en ligne et colonnes. Ce sont les champs qui permettent de saisir ou de sélectionner une réponse dans le formulaire.

Avant de commencer le paramétrage des formulaires, il est conseillé d’avoir la structure du formulaire et les champs à créer listés.

Paramétrer les processus

Evaluations > Administration > Evaluation > Processus

Le processus permet de définir les étapes de la campagne d’évaluation : qui doit répondre à quel étape, et les caractéristiques de chaque étapes. Les Processus sont les seuls référentiels qui peuvent être paramétrés independamment des autres. Il doivent seulement être saisis avant les Formulaires (les Formulaires devant intégrer un processus).

Cliquer sur “Ajouter”
Renseigner le nom du processus et ajouter une description au besoin.

Une fois le processus créé, aller dans le détail de l’occurrence et cliquer sur “Ajouter” pour saisir une étape du processus.

Processus : sélectionner le processus concerné (par défaut la valeur sera celle du processus en cours de création/modification) (1)
Etape : Renseigner le nom de l’étape (2)
Description : Ajouter une description si besoin (non obligatoire)(3)
Bloque le précédent : si la case est cochée, renseigner cette étape bloquera l’étape précédente : le répondant de l’étape précédente ne pourra plus renseigner le formulaire (4)
Bloque le suivant : si la case est cochée, l’étape suivante ne pourra pas être renseignée tant que l’étape concernée n’a pas été renseignée et validée (5)
Copie des données au suivant : si la case est cochée, alors les données saisie dans l’étape seront visibles dans l’étape suivante (6)
Notifier par courriel : permet d’indiquer si le répondant de l’étape doit être notifié lorsque c’est à son tour de renseigner le formulaire (7)
Nom du fichier : en lien avec “Notifier par courriel”. Permet de sélectionner le modèle de mail qui sera envoyé lors de la notification à l’agent (8)
Privée : permet de déterminer si l’étape est privée (seuls les répondants de l’étape et les droits pour peuvent consulter le formulaire pour cet étape) (9)
Evaluation des compétences : Si cochée, les compétences GPEC seront évaluées dans l’étape de l’entretien (10)
Evaluation des compétences (liste déroulante) : “Non” = les compétences ne sont pas évaluées dans cette étape / “Limitée au poste” = les compétences du poste occupée par l’agent (module GPEC) sont évaluées / “Ouverte” : les compétences du référentiels du module GPEC peuvent être évaluées (11)
Ordre des compétences : si les compétences sont évaluées dans cette étape, permet de définir à quel niveau elles doivent être évaluées par rapport à l’ordre des sections (Si il y a 4 sections avec les ordres 10, 20, 30 et 40, et que l’on souhaite que les compétences soient évaluées après la deuxièmes section, il faut saisir un numéro d’ordre entre 21 et 29) (12)
Signature manuscrite : permet d’indiquer si le répondant de l’étape doit signer avec le pad de signature (cochée), ou non (non cochée). Si non, la valiation de l’étape reste horodatée (13)
Répondant : Permet de chosir qui est le répondant pour cette étape. “Agent concerné” = Agent ajouté sur la campagne / “Matricule fixe” = Agent de la base préchoisi / “Occupant du poste supérieur” = Occupant du poste supérieur comme défini via le module GPEC (si plusieurs postes supérieurs, alors un agent sera en répondant principal, et les autres en délégataires pouvant signer) / “Requête” = le répondant est sléectionné via une requête du requêteur / “Valideur 1 (Formation)” = le répondant est le valideur de niveau 1 (Action objet “Validation formation” ou accès à l’écran “Validation 1er niveau” dans les rôles) / “Valideur 2 (Formation)” = le répondant est le valideur de niveau 2 (Action objet “Validation formation” ou accès à l’écran “Validation 2ème niveau” dans les rôles) (14)
Carrière : si “Matricule fixe” a été choisi pour le champ “Répondant”, sélectionner le matricule en question (15)
Requête : si “Requête” a été choisi pour le champ “Répondant”, sélectionner la requête en question (16)
Ordre : renseigner le numéro d’ordre de l’étape (17) - il est conseillé de saisir des valeurs distanciées afin de pouvoir, si besoin, ajouter des étapes dans le futur. Par exemple si il y a 3 étapes, choisir les numéros d’ordre 15, 45 et 75
Cliquer sur “Ajouter”

Paramétrer les échelles et les champs

Les échelles et les champs doivent être paramétrés avant de pouvoir commencer les formulaires. Les échelles doivent être paramétrées avant les champs (un champ pouvant contenir une échelle).

Evaluations > Administration > Evaluation > Echelles

Ici les échelles sont les données qui pourront être sélectionnées dans les champs. Les échelles peuvent être utilisées pour créer les éléments de listes qui seront proposés en choix dans les formulaires.

Cliquer sur “Ajouter” pour créer une nouvelle échelle
Renseigner le nom de l’échelle

Aller dans le détail de l’occurrence pour ajouter les notations associées.

Echelle : sélectionner l’échelle concernée (par défaut la valeur sera celle de l’échelle en cours de création/modification) (1)
Notation : renseigner une valeur de notation. Cela peut être un texte, une valeur numérique, etc… (2)
Description : si besoin, ajouter une description (3)
Valeur : Ajouter la pondération de la notation (4) - la pondération est facultative, elle peut être utilisée à des fins de statistiques dans le requêteur en fin de campagne
Ordre : renseigner le numéro d’ordre, dans l’odre souhaité d’apparition (5)

Exemple d’échelle : Validation des objectifs (Non atteint = 0%, En cours = 50%, Atteint = 100%, Surpassé = 120%)

Répéter autant de fois que de notations requises.

Evaluations > Administration > Evaluation > Champs

Les champs sont le contenu des structures. Un champ peut être un texte libre, des dates, heures, décimales, ou bien un choix, paramétré au préalable via les échelles.

Cliquer sur “Ajouter” pour créer un nouveau champ (1)
Renseigner le nom du champ et si besoin une description (2)
Type : renseigner le type, soit la nature du champ (3)
Echelle : si le type sélectionné est “échelle” choisir l’échelle à associer parmi les échelles créées au préablable (4)

Concernant les différents types :

Date : saisie au format “JJ/MM/AAAA”
Durée/heure : saisie au format “HH:MM”
Décimale : saisie au format “d.cc”
Echelle : liste déroulante de valeurs
Entier : saisie au format “nnn”
Texte court : texte de maximum 100 caractères
Texte long : texte sans limite du nombre de caractères (plusieurs lignes)
Titre : seul le libellé du champ apparaît

Paramétrer les structures

Une structure est contenue dans une section. Une section peut être composée de une ou plusieurs structures.

Cliquer sur “+ Ajouter” pour créer une nouvelle structure
Structure : Renseigner le nom de la structure (1)
AJouter une description si besoin (2)
Poids : renseigner le poids de cette structure - ce poid permet de donner une valeur plus importante aux réponses de cette structure lorsque les valeurs des échelles sont utilisées dans le requêteur
Ordre : renseigner l’ordre de la structure. Si le souhait est que les structures apparaissent dans l’ordre alphabétique, alors renseigner “0” dans le champ (3)

Une fois la structure créée, aller dans le détails et ajouter un ou plusieurs champs créés précédemment.

Cliquer sur “+ Ajouter” pour ajouter un champ à la structure
Structure : Sélectionner la structure (par défaut la valeur sera celle de la structure en cours de création/modification) (1)
champ : Sélectionner le champ souhaité (2)
N°Ligne : permet d’établir sur quelle ligne le champ et sa réponse seront positionnés. (3)
N°Colonne : permet d’établir sur quelle colonne le champ et sa réponse seront positionnés (4)

Le positionnement automatique des champs dans la structure implique qu’un champ seul sur une ligne prendra 3 colonnes si une autre ligne du même tableau contient 3 colonnes.

Positionnement des champs dans le paramétrage de la structure

Dans la capture ci-dessus, le tableau comporte 2 lignes et 7 colonnes dans la première ligne, 6 colonnes dans la seconde.

Résultat dans le formulaire de la campagne d’entretiens

Paramétrer les Formulaires

Les formulaires contiennent des sections qui contiennent elles-même des structures. Avant de pouvoir paramétrer les sections, il faut d’abord créer les formulaires.

Cliquer sur “+ Ajouter” pour créer un nouveau formulaires
Formulaire : renseigner le nom du formulaires (1)
Titre Description : information complémentaires qui apparaîtront dans la section “Commentaires” (2)
Processus : sélectionner un processus créé au préalable (3), ou bien cliquer sur l’icône de clé pour accéder à l’écran de création d’un processus (4)
Groupe de gestion : si besoin sélectionner un groupe de gestion. (A noter : seuls les groupes de gestion accessibles à l’utilisateur qui créé le formulaire seront sélectionnables - Les groupes de gestion permettent de sécuriser ce référentiel par périmètre de gestion, ce champ peut ne pas apparaitre selon votre paramétrage de la sécurité - Si aucun groupe n’est renseigné, le formulaire est “commun”).

Aller dans le détail d’un formulaire permet d’accéder à l’écran des sections.

Paramétrer les Sections

Les sections composent les formulaires et contiennent des structures.

Cliquer sur “+ Ajouter”
Formulaire : sélectionner un formulaire créé au préalable (1), ou cliquer sur l’icône de clé pour paramétrer un formulaire (2)
Section : renseigner le nom de la section (3)
Ordre : indiquer l’ordre de la section (4)

Aller dans le détail pour ajouter une ou des structures à la section.

Section : sélectionner la section à laquelle ajouter la structure (1) ou cliquer sur l’icône clé pour retourner à l’écran de création des sections (2)
Structure : sélectionner la structure (3) ou cliquer sur la clé pour accéder à l’écran de paramétrage des structures (4)
Ordre : renseigner l’ordre dans lequel la structure devra apparaître au sein de la section (5)

Gestion des campagnes d’entretiens

Evaluations > Campagnes

Création des campagnes

Cliquer sur “+ Ajouter”
Campagne : renseigner le nom de la campagne d’évaluation (1)
Formulaire : séléctionner un formulaire créé précedemment (2)
Processus : Si le processus souhaité est différent de celui associé au formulaire (dans Evaluation / Administration > Evaluation > Formulaire), sélectionner le processus à utiliser pour la campagne (3)
Date de début & Date de fin : renseigner la date de commencement et la date de clôture de la campagne - les formulaires ne pourront être remplis que pendant cette période (4)
Inscription libre : La campagne peut être en inscription libre ou fermée. Dans le second cas, le responsable de la campagne pourra imposer la liste des agents en les sélectionnant dans une liste multicritère. Cette liste permet d’ajouter rapidement une population cible à la campagne (5)
Archivée : pour les campagnes terminées, permet de ne pas les afficher par défaut dans l’écran “Evaluation > Evaluation > Campagne”.

Gérer et organiser les entretiens

Dès lors que les agents sont affectés à la campagne, leur processus est créé et l’acteur RH peut suivre la campagne dans toutes ses étapes via des indicateurs de suivi et des reportings.

La liste des campagnes indique un premier niveau de progression/réalisation de la campagne. D’autres reportings pourront être créés au cours du projet et intégrés au standard, ou pourront être créés dans le requêteur interne de l’application en fonction de la complexité des besoins exprimés.