Notifications personnalisées
Table des matières
Deux types de notifications sont désormais distinguées dans GEEF :
- Celles créées par les développeurs, qui fonctionnent en adéquation avec certains processus (candidatures, convocations, gestion logistiques …)
- Celles pouvant être créées librement par les utilisateurs (mise à disposition à partir de la version 3.18.2), dites notifications personnalisées.
Les explications contenues dans cette procédure se concentrent sur cette deuxième typologie.
L’intérêt de ces notifications personnalisées consiste dans la possibilité de paramétrer une interface automatique. Cela permet alors l’envoi d’une information à un public ciblé et une fréquence déterminée.
Les notifications personnalisées ne sont pas déclenchées par l’application en dehors de l’usage d’une interface automatique qui permet de définir sa périodicité et son contexte d’exécution (paramètres).
Paramétrage des notifications
Création des notifications
La création des notifications personnalisées s’effectue dans l’écran “Outils > Notifications > Courriels” :
Concernant les informations affichées à l’écran sont les suivantes :
- Code Notification : les codes des notifications paramétrage suivent la nomenclature suivante : SPEC_XXXX, où XXXX est un numéro qui sera incrémenté à chaque création ;
- Notification : libellé de la notification, librement modifiable dans l’écran. Le libellé sera notamment affiché dans la fonctionnalité d’audit des courriels ;
- Statut notification : définit le mode d’envoi de la notification (Désactivée / Manuelle / Automatique / Sauvegardée). Dans le cas des notifications personnalisées, le statut doit être « Automatique » car la notification est générée « en arrière-plan » ;
- Modèle : Permet de sélectionner/ modifier le modèle de mail à utiliser lors de l’envoi de la notification. Ce modèle doit être crée dans l’écran « Outils > Modèles > Mails ».
En bas de page, un formulaire donne la possibilité de créer une nouvelle notification personnalisée :
Il dispose des champs suivants :
- Nouvelle valeur : libellé de la notification
- Statut notification
- Modèle : modèle de mail à utiliser
Après avoir cliqué sur « Ajouter », la nouvelle notification apparait dans l’écran :
Le code de la notfication s’incrémente en fonction du nombre de notification personnalisée déjà créées dans la base.
Le détail de cette notification est accessible via la loupe affichée en bout de ligne.
Détail de la notification
Cet écran permet de définir certains éléments de la notification, comme :
- Les récipiendaires ;
- Requêtes (format HTML, CSV, Excel / HTML ou PDF) ;
- Les documents joints.
Pour plus d’information, se reporter à l’aide en ligne disponible sur cet écran.
Concernant les requêtes jointes aux notifications, une fonctionnalité de l’outil Requêteur permet d’exporter un fichier test au format PDF, tel qu’il le serait dans la notification.
Dans cette requête, vous pouvez utiliser les champs de correspondance (cf. dernier paragraphe avec la liste des champs interprétables) en « %xxx% » (avec « xxx » étant le nom du champ de la requête du déclencheur). Dans ce cas, la requête ne pourra pas être exécutée à l’écran mais uniquement lors de l’envoi du courriel.
Paramétrage de l’envoi
L’écran Outils > Interfaces > Sortantes permet de créer une interface automatique :
Pour cela, le formulaire disponible en bas de page :
Les champs présentés sont :
- Nom : libellé de l’interface ;
- Type : définit le format à utiliser lorsque l’interface génère un fichier ;
- Requête : requête SQL à enregistrer, déterminant le fonctionnement de l’interface. Le code inséré peut être construit à l’aide de l’outil Requêteur. C’est notamment ce champ qui permet de déterminer la population destinataire de la notification ;
- Fréquence : détermine la fréquence d’exécution de l’interface ;
- Heure : détermine l’heure d’exécution ;
- Prochaine date d’exécution : définit la date de première exécution. Une date passée peut être utilisée ;
- Chemin cible : ce champ permet de d’associer la notification créée précédemment avec l’interface. La nomenclature à utiliser est la suivante : « Notification:SPEC_XXXX », en remplaçant XXXX par le numéro d’incrémentation.
La requête présentée dans cette capture permet de générer un rappel aux stagiaires acceptés (ou « rattrapage ») sur les sessions dont la date de début est au lendemain de l’exécution de la requête. Chaque ligne résultant de la requête générera le déclenchement de la notification, cela peut donc générer un mail par agent concerné.
Les paramètres (champs de la requête) qui peuvent être interprétés dans les notifications personnalisées sont :
- CODE_NOTIFICATION = code de la notification envoyée
- ID_MAIL = N°modèle de mail envoyé (peut override la config de la notification)
- ID_SAVED_MAIL = N°mail sauvegardé (ne pas utiliser car écrase le mail concerné)
- ID_SESSION_STAGE = N°session concernée
- ID_SERVICE_ORG_AFF = N°Service organisateur
- ID_CANDIDATURE = N°Candidature stagiaire
- ID_INTERVENANT = N°Inscription formateur (accepté ou désigné)
- ID_INTERVENANT_SELF = N°Candidature formateur
- ID_INSCIPT_MASSE = N°réservation de places (inscriptions de masses)
- NB_LIBEREES = nombre de places libérées (inscriptions de masses)
- ID_SERVICE_ORG = N°Service (affectation)
- MATRICULE_CARRIERE = Matricule GEEF (avec la lettre au début) de la carrière de l’agent interne – permet le publipostage des informations sur l’agent – est retrouvé automatiquement (et remplacé, le cas échéant) si « ID_CANDIDATURE », « ID_INTERVENANT », « ID_INTERVENANT_SELF » ou « ID_AFFECTATION » sont renseignés
- ID_STAGIAIRE = N°Agent externe – permet le publipostage des informations sur l’agent – est retrouvé automatiquement (et remplacé, le cas échéant) si « ID_CANDIDATURE », « ID_INTERVENANT », « ID_INTERVENANT_SELF » ou « ID_AFFECTATION » sont renseignés
- ID_DEVIS = N°Devis (module commercialisation des formations)
- ID_RESERVATION = N°Réservation (d’équipement)
- ID_EQUIPEMENT = N°équipement (peut être déduit du N°Réservation)
- ID_SOUS_TYPE_EQUIPEMENT = N°sous-type d’équipement (peut être déduit du N°Réservation ou du N°équipement)
- ID_ENERGIE = N°énergie consommé (équipement, peut être déduit du N°Réservation ou du N°équipement car peut être déduit du N°sous-type d’équipement)
- ID_TYPE_EQUIPEMENT = N°type d’équipement (équipement, peut être déduit du N°Réservation ou du N°équipement car peut être déduit du N°sous-type d’équipement)
- ID_POSTE_BUDGETAIRE = N°Poste budgétaire
- ID_RECALIBRAGE = N°Version du poste
- ID_AVIS = N°Avis déposé sur la version du poste
- ID_FQE_QUESTIONNAIRE = N°Questionnaire qualité formation (enveloppe réponse)
- ID_FQE_MODELE_Q = N°Modèle de Questionnaire qualité formation
- ID_USER = N°Utilisateur concerné ou ayant réalisé l’action
- MAIL_FROM = Email de l’émetteur (peut override les récipiendaires)
- MAIL_R_TO = Email “répondre à” (peut override les récipiendaires)
- MAIL_TO = Email destinataire (peut override les récipiendaires, séparation par virgule ou point-virgule pour adresses multiples)
- MAIL_CC = Email CC: (peut override les récipiendaires, séparation par virgule ou point-virgule pour adresses multiples)
- MAIL_BCC = Email CCi: (peut override les récipiendaires, séparation par virgule ou point-virgule pour adresses multiples)
- MAIL_SUBJECT = Sujet du mail (peut override le modèle)
- MAIL_CONTENT = contenu du mail (peut override le modèle, HTML accepté)
- DO_NOT_UPDATE_FILES = ne pas mettre à jour les pièces jointes (ne pas utiliser, utilisé pour les réémissions par le système)
- STATUT_ACTIVITE = statut d’activité de la notification (0 = inactif, 1 = sauvegarder, 2 = manuel, 3 = automatique ; seul le 3 aurait un intérêt, cela override la config de la notification)
- RESPONSABLE_ADMIN_SDIS = matricule carrière de l’agent dont les informations seront publipostées dans le corps du mail pour les “_RAS” - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- RESPONSABLE_ADMIN_GROUPEMENT = matricule carrière de l’agent dont les informations seront publipostées dans le corps du mail pour les “_RAG” - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- DIRECTEUR_STAGE = matricule carrière de l’agent dont les informations seront publipostées dans le corps du mail pour les “_DS” - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- ID_LIEU_LOG = N°Lieu logistique (réservations de repas, notamment)
- SPEC_LISTE_STAGIAIRES = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_STAGIAIRES_SEULS = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_FORMATEURS_SEULS = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_PARTICIPANTS = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_CAND_FORM = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_STAGIAIRE2 = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_STAGIAIRES_SEUL2 = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_FORMATEURS_SEUL2 = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_PARTICIPANT2 = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_CAND_FOR2 = publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_LISTE_DEMANDES = (tableau des demandes d’équipements) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- SPEC_REPAS = (tableau de modification des repas) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, HTML accepté - ne devrait fonctionner qu’avec les sessions à priori
- TRACE_NAME = (nom du fichier en erreur) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- STACK_TRACE = (trace de l’erreur) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- INTRU_LOGIN = (identifiant intrusion) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- INTRU_IP = (IP de l’intrusion) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- NOMBRE = (nombre déclencheur) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- TRACE_LMS = (trace de l’exécution LMS) publipostage dans le corps du mail de la balise du même code, texte uniquement
- DO_NOT_UPDATE_RECIPS = ne pas mettre à jour les récipiendaires (ne pas utiliser, utilisé pour les réémissions par le système)
- DO_NOT_UPDATE_SPEC_SQL = ne pas mettre à jour le SQL spécial (mise à jour de données après émission du mail) (ne pas utiliser, utilisé pour les réémissions par le système)
- DO_NOT_UPDATE_QUERIES = ne pas mettre à jour les pièces jointes des requêtes (ne pas utiliser, utilisé pour les réémissions par le système)
- ETAT = état du courriel (à envoyer, etc…) (ne pas utiliser, utilisé par le système)